家賃保証業に携わる方の日頃のちょっとしたお悩みに答える「家賃保証マガジン」

今回は、督促訪問時の個人情報の紛失リスクがテーマです。

「家賃を滞納してしまっている方への督促訪問」
個人名だけでなく、滞納情報や金額まで記載されているデータの紛失は企業にとって大きなリスクとなります。

実際に、訪問時に持参した紙資料を無くしてしまった…というケースは、無くした担当者だけの責任ではなく、多額の賠償金を支払うことになったり、企業のレピュテーション問題にもつながってしまいます。

本記事では、家賃滞納者への督促訪問の際に個人情報の紛失を防ぐために効果的な対策方法について解説していきます。

決済者や債権管理者だけでなく、実際に現場へ督促訪問される方にも、おすすめの内容となっています。「個人情報の紛失を起こさないため」の対応策だけでなく、実際に個人情報の紛失が起こった場合のポイントについても解説しています。

ぜひ最後までご覧ください。

家賃督促、訪問の際の個人情報紛失リスクとは？

従来、賃貸を契約する際に家族や知人などの連帯保証人を立てて賃貸を契約するケースが一般的でしたが、近年は「家賃保証会社」を用いて賃貸契約を行う事が一般的になっています。

家賃保証会社にとって、「家賃滞納者」に対して適切に対処していくことの重要性が高まっています。

「たまたま振り込みを忘れていて、家賃の振り込みが数日遅れてしまった」

軽度な家賃滞納であっても、スピーディーに督促対応をする事で重度の滞納者となるリスクを避ける事にも繋がります。家賃保証会社にとって、いかにスピーディーにかつ正確に滞納者へ督促対応をするか、という事が重要となっています。

直接滞納者の自宅に訪問する「督促訪問」の際に、手元に滞納者の個人情報をもって訪問するといった場合、「個人情報の紛失」は訪問担当者個人だけでなく企業にとっても大きなリスクとなります。

場合によっては多額の賠償金の支払いが必要となったり、今後の営業活動に多大な影響を与えるようなレピュテーションリスクも。

では、こういった督促訪問時の個人情報紛失リスクに対して企業としてどのように対処したらよいのでしょうか？

個人情報を紛失してしまった際の対処法

まず、そもそもですが「個人情報の紛失」といった重要インシデントが起こってしまった場合はスピーディーにかつ適切に対処する必要があります。

訪問者個人としては、

「個人情報の紛失に訪問時に気付かず、後日出社時に気付いた…。」
「上司に言いにくいから、ちょっと落ち着いてから報告しよう」

といった心理が働くもの。

企業としてはこうした重要インシデントの発覚が遅れる事で、個人情報の流出の拡大などに繋がってしまいます。

まずは、社内で個人情報の紛失が分かった場合に
・誰に、どのように一次報告をあげるか
・報告を受けた際に、どのように対応するか
の対応マニュアル・報告フローを固めて、債権管理者や訪問者に周知しておく必要があります。

もし個人情報の紛失が起こってしまった際に、適切にかつスピーディーに報告が上がり、対応できる体制を組織として構築しておくことが重要です。

個人情報の紛失対策に効果的な方法

では、そもそも督促訪問時の「個人情報の紛失」が起こらないようにするにはどのような対策があるのでしょうか？

ここでは「個人情報の紛失を起こさないため」の対応策について解説します。

PDF等、紙でない形で個人情報を持ち歩く

まず、督促訪問時に紙で個人情報を持ち歩いてるといった場合はPDFデータをタブレットやスマートフォンなどにインストールする事で紙での個人情報流出のリスクを防ぐことが可能です。

訪問時に督促担当者が持ち歩く紙面上には、家賃滞納者の氏名だけでなく住所・連絡先、さらには家賃の滞納状況についての情報が記載されています。そのため、その「書類」自体を無くしてしまうと、その紙を見た人全員が個人情報を閲覧できてしまう状態になります。

PDF形式にしてデバイス上で持ち歩く事で、デバイス自体にパスワード設定が可能なため紙よりはセキュリティ機能が強くなります。しかし、この際デバイス自体の紛失のリスクがある他、訪問中に滞納状況の更新があった際に更新状況がリアルタイムで閲覧できなかったり、訪問前の事前準備の際に、訪問先の情報をデバイスに保存し忘れた場合は訪問ができない可能性があります。

実際、同日に複数回訪問する必要がある場合はデータの保存をし忘れてしまうこともあります。

また、PDF形式での持ち出しにはデータをインストールしたデバイス自体の紛失リスクもあるため、デバイス自体の紛失に注意する必要があります。

家賃保証業務管理システムを活用する

先ほどPDFデータでの個人情報の持ち歩きには、デバイス自体の紛失リスクがあると述べました。

そのような場合は、クラウドサービスであれば管理者がアカウントを停止すればデバイス自体を紛失してしまってもログインが出来なくなるため、情報が漏洩することもありません。

督促訪問時の個人情報の紛失リスクを防ぐための対応策として「管理システム」を導入する方法もあります。管理システムを導入する事で、個人情報の紛失リスクを軽減できるだけでなく、サービスによっては管理業務そのものを効率化する事が可能です。

しかし、クラウド形式ではない家賃保証業務管理システムを導入している場合は、会社以外の場所からアクセスが出来ないため、督促訪問者は事前準備として社内で、訪問対象者のデータをPDF形式にして保存してから訪問に向かう必要があります。

この場合は、先程述べたPDF形式での個人情報の持ち歩きと同様、リアルタイムでの情報の閲覧ができず、訪問中の滞納者の情報更新が閲覧できません。

クラウドサービスであれば訪問時に社外からクラウドを介してアクセスが可能で、リアルタイムに外出先で情報を取得することが可能です。そのため、督促訪問時に滞納者から入金があったので訪問が不要になった、などの場合にも対応する事が可能です。

家賃保証業務管理システムを導入する場合は、社外からのアクセスが可能なクラウドサービスの導入がおすすめです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

本記事では、債権管理業務における個人情報紛失のリスクと対応策について解説しました。

個人情報の紛失は、無くしてしまった個人のみならず企業にとっても信用問題に関わる大きなリスクとなります。特に、個人情報を紙面に印刷して持ち歩くケースでは、紛失した紙を見られてしまうことで、個人名や住所だけでなく、滞納金額等も流出してしまう事になります。

こういったリスクを防ぐためにも、紙による持ち運び・持ち出しは可能な限り避けるのが好ましいでしょう。また、PDFデータに出力しての持ち出しは、督促訪問中にデータの変更があった場合等にリアルタイムに反映されず、本来なら訪問しなくて良い方にも訪問するといったケースが発生してしまいます。

クラウド型の管理システムを導入することで、「債権管理業務」だけでなく以外の部分も含めて大幅な業務効率化・個人情報の紛失リスクの軽減が可能となります。

個人情報の紛失リスクに十分な対策をとっていきましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。

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