家賃滞納者へスピーディーな督促対応を！滞納督促のポイント4選
家賃保証に携わる方の日頃のちょっとしたお悩みに答える「家賃保証マガジン」
今回は「家賃滞納者への督促対応」がテーマです。
「1日くらい、支払いが遅れてもいっか。」
「いつもちゃんと払ってるし、今月くらい見逃してくれるだろう。」
どんなに軽微な家賃滞納であっても「滞納」は滞納。
期日までに家賃を払わなくてもこの会社は何も言ってこないから、気が向いたときに払えばいいや。こうしたイレギュラーなケースを認めてしまうと、はじめは軽い家賃滞納でも、徐々に重度な滞納に繋がっていく事態なんて事にも…。
軽度の滞納者を見逃さず、保証会社として家賃滞納に対してスピーディーに、かつしっかりと対応する姿勢を見せる事が大切です。
本記事では、家賃滞納が発覚した際にスピーディーに滞納督促の対応を進める際のポイントについて解説します。
ぜひ最後までご覧ください。
家賃滞納が重度化しないように、軽度の滞納を見逃さない
家賃保証会社にとって、家賃滞納者に対してスピーディにかつ適切に対処していくことは経営上非常に重要です。
「ついうっかり振込を忘れてて、家賃の支払いが数日遅れてしまった」
「1回くらい遅れてもセーフだろう…。」
こうした軽度な家賃滞納であっても、スピーディーに督促対応をする事で重度の滞納者となるリスクを避ける事にも繋がります。また、こういった軽度な滞納を許しており、毎月同じ電話対応を行うことにも1工程増えてしまいます。このような方が複数人以上いると必要がない業務が増えてしまいます。
いかにスピーディーに、かつ正確に滞納者へ督促対応をするか。
一方で、滞納者全てに対して直接的な居宅への訪問を行っていては督促にかかる工数が膨大に膨らんでしまいます。滞納者へ対していかにスピーディーに、かつ「効率的」に対応するかというのも重要なポイントです。
滞納者への督促対応は各社によって対応の細かな流れは異なりますが、ここでは「滞納者への対応」の効率的に対応するための大まかな流れについて解説します。
大まかに、家賃滞納者への督促は以下のような流れで実施します。
滞納者に対してSMSを送信
オートコールにて連絡する
上記と同時期に、再度SMSを送信
訪問を実施するか検討し、訪問する場合は督促訪問を行う
①から④へと段階的に督促を行うことで、架電にかける工数を削減出来たり訪問件数を減らす事が可能となります。
【入金期日前】うっかり滞納の発生を防ぐコツ
「家賃の振込日をうっかり忘れてしまっていた。」
「家賃の引き落とし口座にお金を入れ忘れていて、振込ができなかった。」
こうした【うっかり滞納】を防ぐために、見逃しがちですが滞納が発生する前に対処することも重要です。軽度のたまたま忘れていた滞納でも、
1000件の滞納の中にうっかり滞納が100件、1割程度の場合、それが事前に対応によって削減できれば、対応案件は900件に減ります。
事前に発生を抑えることも非常に重要であるとともに、件数が少なくなることでの業務負担、業務効率も上がります。
こうした【うっかり滞納】を防ぐには、
「〇日引落を予定しておりますので、口座にお金を準備しておいてください。不備の場合は引落ができませんので、〇日以降通帳を確認し引落ができていない場合は弊社（保証会社）迄連絡ください。」
とSMSを送ったり、
既に引落ができないことが分かっている方には、
「口座振替の不備が発生しておりますので引落ができませんので振込をお願いします。」
といった通知を送ったりします。
上記の様に対応すれば【うっかり滞納】の発生自体を抑える事ができます。また、入居者の方から不動産会社へ直接振り込みをしていたり、物件オーナー様へ振込をしてしまう方もいらっしゃるため併せて入金口座も案内すると良いでしょう。
【対応①】SMSを送信する
家賃の支払い期日に入金がされていない事が発覚したら、すぐに滞納者に対してSMSを送信しましょう。滞納者の心理からすると、
「期日に支払わなくても、何も言われなかったから大丈夫なのかな。」
と家賃を滞納している事に対して軽い認識を持たれてしまうリスクがあります。こういった軽度の家賃滞納であっても、督促や家賃回収への姿勢を滞納者に対して見せる事が、重度な滞納者になる事態を防ぐ対策につながります。
SMSを配信する際は、
・家賃の支払いが期日までに確認できていない事実
・振込先口座の情報を改めて伝える
・その後も支払いがない場合、電話等で連絡する旨
上記のような内容で送信します。
アンケートの回答機能を搭載したSMS配信システムを使用している場合は、入居者から「〇日以内に支払いします」との返答をもらえたりするため、その場合は〇日まで入金を待ち、次の段階の架電数を減らすことが可能です。
SMS配信のサービスによっては、滞納者の元へ受信が出来たかどうかを確認できるサービスや他人接続判定を行う事が出来るサービスもあります。
SMSを何度か送信し、それでも届かない場合は手紙を早急に発送し接触を試み、携帯番号履歴調査により、他人接続を判定し他人と判断された場合も同様の対応を行います。場合によっては訪問に切り替えることも検討しましょう。
ただ単にSMSを送るだけではなく、送ったSMS自体を分析する事が重要です。
【対応②】オートコールにて連絡する
SMSを配信した後も、滞納者からの家賃支払いがない場合は次の段階「電話での督促」に移ります。
この場合、人力で滞納者に1件1件電話を掛けても良いのですが通電率が低かったり、リストの対象者が増えるにしたがって人員を増やさねばいけません。そのため、電話での督促には「オートコール」の活用がおすすめです。
予め指定したリストに対して自動でシステム上から電話をかける事が可能な「オートコール」。効率的に滞納者へ電話での督促を行う場合は、オートコールシステムの中でも、プッシュダイヤルで返答ができるものがおすすめです。
この場合もSMS配信の際と同様、滞納者から「〇日以内に支払いをします」という返答であったり、オートコールからオペレーターへの転送機能を使い、滞納者との家賃支払いの約束を取り付けていきます。
オートコールもSMSの場合と同様に、システム上でどのような発信結果であったか確認できるシステムが多いため、確認することをおすすめします。
電話にでたのか、出なかったのか、それとも出たがすぐ切っているのか、毎回話し中アナウンスなのか。
上記の様な返答の「出たがすぐ切っている」「毎回話し中のアナウンスが流れる」この２つは悪質な滞納者となる要素を潜在的に秘めている可能性があります。
そのため、こちらも手紙や訪問といった次のステップに移行しても良いでしょう。
SMSにもオートコールにも同様に当てはまる事ですが、滞納者から「支払いをします」との意思表示があった場合でも、実際には支払いをしない滞納者もいます。
そのような方にも次のステップでの対応が必要になるでしょう。返答があり、支払いを履行してこなかった滞納者へ同じSMSやオートコールでの対応を行うと対応が後手にまわってしまいます。
ただ単にSMSやオートコールを利用するだけでなく、実際に施策を実行してみた結果を分析する事も重要です。
【対応③】再度、SMSを送信する
電話の場合は、日中仕事で出られなかったり、
「知らない番号からだから出なくていいかな…。」
とそもそも受電されなかったりするケースがあります。そのため、電話での督促と合わせてオートコールで連絡をしている旨をSMSでも知らせ、保証会社からの連絡が行っている旨を伝えましょう。
オートコールとSMSでの督促を数日間続けて、滞納者へ家賃の支払いが遅れている旨を伝えていきます。
【対応④】訪問するかどうかを検討する
オートコールとSMSでの督促を繰り返しその後督促担当よりの連絡をおこなっても家賃の支払いが無い場合は、入居者の自宅へ督促訪問を行うかどうか検討しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
本記事では、「家賃滞納が発覚した際に、スピーディに対応するためのポイント」という内容について解説していきました。軽度な家賃滞納であっても、スピーディーに督促対応をする事で重度の滞納者となるリスクを避ける事にも繋がります。
家賃滞納が発覚した段階で、速やかに対応する事で軽度の滞納者を見逃さず、保証会社として家賃滞納に対してスピーディーに、かつしっかりと対応する姿勢を見せる事が大切です。
一方で、入居者の数が増えれば増えるほど管理コストも滞納にかかるコストも増えるもの…。こうした場合に、オートコールや入居者情報と連携したSMS送付システムを活用することで滞納督促にかかる工数を削減する事が可能となります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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